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Article 1
Toute demande d’admission à l’Association doit être présentée par un de ses membres qui tient lieu de parrain et apporte sa caution morale.
Article 2
Les cotisations annuelles sont exigibles à compter du 1er janvier de chaque année et doivent être versées, au plus tard lors de l’Assemblée Générale annuelle.
Les sociétaires n’ayant pas acquitté ladite cotisation annuelle ne pourront pas prendre part aux votes de l’Assemblée Générale.
Deux années de cotisation non réglées, après relance, entraînent la radiation d’office.
Article 3
Les réunions se tiennent au siège social, Maison des Associations - 27/31 Avenue du Port au Fouarre – 94100 Saint-Maur-des-Fossés tous les dimanches matins, de 10 à 12 heures.
Il n’y a pas de réunion aux mois de juillet et août de chaque année.
Les réunions sont également supprimées quand un jour férié tombe un dimanche.
Il est interdit de consommer des boissons alcoolisées durant le temps des réunions, en dehors des vins d’honneur offerts par l’Association.
Article 4
Les responsables des dits services, en accord avec le Bureau de l’Association, peuvent suspendre temporairement ou définitivement le bénéfice de leurs services aux sociétaires négligents ou de mauvaise foi.
Tout sociétaire présent à une réunion doit émarger la feuille de présence. Cet émargement lui permet de participer à la tombola annuelle sous réserve toutefois d’être présent ou représenté à l’Assemblée Générale.
Les mineurs peuvent faire l’objet d’une récompense propre à leur section et déterminée par le responsable à la jeunesse.
Des expertises peuvent être effectuées pour le compte des sociétaires et à leurs frais, auprès d’experts parisiens reconnus des tribunaux.
L’Association assure une très grande sécurité dans toute transaction à la condition expresse qu’elle ait lieu durant le temps et dans le cadre d’une réunion dominicale.
Toute indélicatesse ou simple erreur non réparée, notoirement établie, doit être signalée au Président ou à un membre du Conseil d’Administration qui effectuera une procédure de conciliation entre les intéressés.
Sans résultat, une enquête plus approfondie sera effectuée et le Président convoquera une réunion d’urgence du Conseil d’Administration de l’Association. Les parties seront convoquées à ce Conseil qui statuera et exigera réparation, s’il y a lieu, au profit du lésé.
En cas de non-exécution de cette sentence prise à l’amiable et dans le cadre de l’Association, le Conseil d’Administration se réserve le droit, conjointement avec le sociétaire lésé, d’engager toute procédure juridique jugée souhaitable.
Cette décision peut-être assortie d’un vote décidant l’expulsion et la radiation de la partie reconnue coupable.
Article 5
Le bibliothécaire est responsable de sa gestion devant le Conseil et propose au Bureau l’acquisition d’ouvrages philatéliques qui lui semblent les plus valables pour l’enrichissement des connaissances.
L’Association acquiert notamment chaque année un ou deux exemplaires des nouveaux catalogues édités. L’un d’eux, reste en permanence dans la bibliothèque de telle sorte que la consultation lors des réunions soit toujours possible. L’autre exemplaire pourra faire l’objet d’un prêt aux sociétaires selon les modalités ci-dessous.
La durée du prêt est fixée à une semaine pour les catalogues et revues et de deux semaines pour les autres ouvrages.
Le délai sera automatiquement prolongé d’une semaine si exceptionnellement il n’y a pas de réunion un dimanche ou si la réunion suivante ne se trouve pas au siège de la bibliothèque.
Lors de chaque emprunt, le nom du sociétaire emprunteur et la date devront être mentionnés sur le cahier d’emprunt par le bibliothécaire ou un autre membre du Conseil d’Administration. Le sociétaire emprunteur sera tenu d’apposer sa signature tant à l’emprunt qu’au retour.
En cas de dépassement de la durée normale du prêt, une participation pour cause d’immobilisation prolongée de 2 Euros par semaine de retard sera demandée au sociétaire emprunteur.
Les sommes ainsi recueillies seront affectées à l’enrichissement en livres ou en catalogues du fonds de bibliothèque.
Article 6
Le responsable rend ses comptes, au moins une fois l’an devant le Conseil d’Administration.
Le modèle de carnets est fixé par le responsable.
Les carnets des sociétaires à jour de leur cotisation sont remis au responsable contre reçu et immédiatement revêtus d’un numéro d’ordre.
Une feuille de route est établie avec les noms et adresses de chaque destinataire. Ces derniers doivent inscrire les dates de réception et de transmission de la circulation.
Les circulations ne doivent pas être conservées plus de quatre jours par le même sociétaire, sauf accord avec le responsable.
Les prélèvements doivent être indiqués par le seul moyen du cachet réglementaire délivré par l’Association. Afin de pouvoir identifier aisément les préleveurs, le responsable du service des circulations est autorisé à remplacer au frais de l’Association les tampons dont l’empreinte est devenue illisible.
Les circulations sont transmises de la main à la main contre décharge. Aucune circulation ne sera transmise par la poste.
Les sociétaires doivent indiquer le montant de leurs prélèvements sur la feuille de route vis-à-vis du numéro de chaque carnet.
Les timbres décollés, s’il y en a, doivent être placés dans une enveloppe et remis au responsable dans les plus brefs délais, en signalant le numéro du carnet.
Tout sociétaire constatant une ou plusieurs cases vides, sans cachet de prélèvement doit immédiatement le signaler au responsable des circulations et porter une annotation sur la décharge lors de la transmission au membre suivant. Le sociétaire précédent celui qui aura signalé le fait sera débité de la valeur des timbres manquants, à moins qu’il puisse prouver qu’il ne les a pas prélevés.
Les timbres décollés, s’il y en a, doivent être placés dans une enveloppe et remis au responsable dans les plus brefs délais, en signalant le numéro du carnet.
Toute substitution de timbre est assimilée à un vol aggravé d’une tentative de dissimulation de la faute (article 8 des statuts).
Toute annotation anonyme est formellement interdite sur les carnets.
Les sociétaires qui désirent supprimer ou suspendre leur inscription au service des circulations doivent en aviser le responsable deux mois à l’avance.
Le montant des prélèvements doit être réglé par chèque ou en espèces au responsable du service des circulations dans la quinzaine qui suit les prélèvements. Les sommes supérieures à 20 Euros seront réglées par chèque.
En cas de dépassement de ce délai, une participation de 2 Euros pour non règlement dans les délais sera demandée au préleveur. Cette somme alimentera la section jeunesse pour l’acquisition de lots qui seront distribués lors de la présence de l’Association aux différentes manifestations organisées par la ville de Saint-Maur-Des-Fossés ou lors d’expositions de l’Association Philatélique de Saint-Maur-Des-Fossés.
Lorsque trois retards seront constatés dans la même année philatélique, le responsable des circulations cessera son service auprès du préleveur défaillant (Voir article 4).
Les mineurs ne peuvent participer aux circulations que par l’intermédiaire et sous la responsabilité morale et matérielle de leur parrain.
Si des carnets proviennent d’une autre association ou d’un négociant en timbres-poste, une délibération du Conseil d’Administration sera nécessaire avant acceptation.
Un prélèvement de 5 % sera effectué sur toutes les sommes portées au crédit des sociétaires pourvoyeurs de carnets.
Ces taux peuvent être modifiés à la demande du responsable des circulations, après délibération du Conseil d’Administration.
En cas de disparition d’une circulation, perte ou vol, le dernier sociétaire à l’avoir eue en possession est tenu pour responsable et doit dédommager intégralement les sociétaires lésés par cette perte ou ce vol.
En cas d’insolvabilité du sociétaire reconnue par le tribunal compétent, l’Association indemnisera la ou les victimes sur la base de 60 % de la valeur déclarée sur le bordereau, déduction faite des prélèvements déjà versés avant la perte ou le vol, avec une responsabilité limitée au plafond du fonds de sécurité de l’Association.
En cas de perte d’une circulation par le responsable du service, ce dernier est responsable vis-à-vis des propriétaires des carnets.
Toutefois, l’Association après enquête sur les circonstances de la perte et d’un vote du Conseil d’Administration, pourra participer au dédommagement des victimes.
Le responsable du service des circulations, avec l’accord du Conseil d’Administration, peut prévoir un prélèvement sur la valeur des carnets ou le produit des ventes pour alimenter un fonds de sécurité à défaut de la prise d’une assurance pour perte ou vol.
A défaut d’un vote du Conseil d’Administration, le taux est fixé à 1 % de la valeur des carnets mis en circulation, dans la limite de 5 % du montant des prélèvements correspondants.
Article 7
Pour assurer ce service, l’Association consent au responsable une avance financière de 200 Euros.
Les fournitures philatéliques commandées au service des fournitures ne sont plus sous la responsabilité de l’Association, passé le délai de six semaines après leur livraison sur le lieu des réunions.
Article 8
Le responsable du service rend compte de sa gestion devant le Conseil d’Administration.
Pour le couvrir de ses frais de gestion : déplacement, pertes, etc., il est autorisé à prélever un pourcentage forfaitaire sur le montant des sommes à recouvrer auprès des abonnés.
Ce taux est fixé chaque année par le Conseil d’Administration. A défaut de vote, un prélèvement de 8 % sera effectué sur les sommes à percevoir.
Il est autorisé à recevoir un dépôt de garantie de la part de l’abonné. Le montant étant fonction de l’importance de l’abonnement et de la régularité des retraits du sociétaire.
Le responsable doit toutefois saisir le Conseil d’Administration de toutes modifications dans ses bases de calcul concernant ces dépôts de garantie en justifiant sa demande afin d’obtenir son accord.
Le responsable assure la distribution des nouveautés au moins une fois par mois, à une date fixée par lui, mais constante et portée à la connaissance de tous les abonnés.
Il doit assurer son remplacement en cas d’absence.
Les sociétaires abonnés doivent retirer le plus fréquemment possible leurs nouveautés philatéliques et au minimum une fois par mois.
Lorsque le dépôt de garantie est dépassé, le responsable n’est pas tenu de continuer son service vis-à-vis de l’abonné défaillant.
Après l’envoi d’une simple lettre d’avertissement, il peut procéder à un envoi postal contre remboursement, sous la responsabilité et aux frais du destinataire.
En cas de retour de l’envoi recommandé, et avec l’accord du Conseil d’Administration, il peut procéder à la vente aux enchères des timbres, lors d’une réunion dominicale.
La mise aux enchères du lot doit être annoncée quinze jours à l’avance. Une lettre recommandée est adressée à l’abonné en même temps que l’annonce publique de la vente.
Les frais divers sont déduits du produit de la vente. Le solde, s’il y a lieu, est tenu à la disposition de l’abonné auprès du trésorier pendant un an. Passé ce délai, la somme est acquise à l’Association.
Article 9
Sauf cas de force majeure, les responsables de postes ou de services de l’Association doivent faire part de leur désir de démission, avec un préavis d’un an, de préférence lors d’une réunion du Conseil d’Administration, avec confirmation écrite adressée au Président.
Article 10
Pour la validité des délibérations du Conseil d’Administration, la présence minimale des 2/3 des membres est exigée. Les pouvoirs représentatifs remis à un membre du Conseil d’Administration sont acceptés. Toutefois, un même membre ne peut faire état que de deux pouvoirs en sus de son propre vote.
Article 11
En principe un repas amical a lieu le jour de l’Assemblée Générale. Les participants sont priés de se faire inscrire auprès du Président ou d’un membre du Bureau quinze jours avant l’Assemblée annuelle.
Les membres de l’Association, présents à l’Assemblée Générale, participent à un vin d’honneur offert par l’Association.
Article 12
L’Association organise, en principe, au moins tous les cinq ans, une exposition pour favoriser l’expansion de la philatélie sur le plan local.
L’Association dispose de présentoirs à timbres qui peuvent être loués aux sociétaires à jour de leur cotisation ou à des Associations philatéliques ou autres selon des modalités fixées par le Conseil.
Article 13
Les timbres ou collections entreposés dans les armoires ou oubliés sur les lieux de réunion n’engagent aucunement la responsabilité de l’Association en cas de perte ou de vol.
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